HM Fabrikauditverfahren

HM Fabrikauditverfahren

Seite 1 von 1 Hallmark Cards (HK) Ltd. - Compliance
Hallmark hofft, dass die Fabrik bei der Überprüfung ihres Verhaltenskodex die Prüfverfahren von Hallmark befolgen kann, um sicherzustellen, dass die Prüfung reibungslos und ordnungsgemäß durchgeführt werden kann. Alle im Rahmen des Audits überprüften Daten dienen ausschließlich der Beurteilung, ob Mindestlohn, Überstundenvergütung, Alter der Arbeiter, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften usw. der Fabrik den örtlichen Gesetzen und Vorschriften zu Arbeit, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie Umweltschutz entsprechen.

1. Vorgehensweise beim Audit (1) Erstes Treffen
a. Vor Beginn des Audits führt der Auditor von Hallmark oder der Auditor des von Hallmark beauftragten Notariatsbüros ein erstes Treffen mit der Fabrikleitung durch, um den Zweck des Audits, die Anforderungen des Verhaltenskodex von Hallmark, die erforderliche Unterstützung durch die Fabrik und alle möglicherweise auftretenden Fragen zu erläutern. Wir empfehlen, dass beide Parteien vor der Überprüfung einen Konsens erzielen.

(2) Besuchen Sie die Fabrik und überprüfen Sie die Dokumente
a. Bei der Inspektion einer Fabrik muss die Fabrikleitung eine Person abstellen, die mit den Fabrikabläufen vertraut ist und den Auditor begleitet. Sie erklärt ihm die Fabrikstruktur, wo sich der Auditor befindet und welche Prozesse durchgeführt werden. Die Fabrik muss den Auditoren den Zutritt zu allen Bereichen der Fabrik gestatten, einschließlich Werkstätten, Schlafsälen, Lagerhallen, Büros usw.
b. Der Lieferant muss dem Prüfer die in der Liste „Bitte halten Sie die folgenden Unterlagen zur Einsichtnahme durch den Prüfer bereit“ aufgeführten Dokumente vorlegen und dem Prüfer gestatten, eine Kopie der Dokumente zur Einsichtnahme mitzunehmen.
c. Bei Bedarf überprüft der Prüfer die Informationen zur Arbeit der Mitarbeiter, um festzustellen, ob die Betriebsabläufe der Fabrik den örtlichen Gesetzen und Vorschriften sowie den Anforderungen des Verhaltenskodex von Hallmark entsprechen.

(3) Gastarbeiter
a. Der Auditor wählt nach dem Zufallsprinzip einige Mitarbeiter in der Fabrik für Einzelinterviews aus. Es besteht die Hoffnung, dass die Fabrik vor dem Besuch der Arbeiter einen separaten Raum für die Prüfer vorbereiten kann. Dem Fabrikpersonal ist die Anwesenheit beim Auditorbesuch nicht gestattet. In den Interviews geht es um das Alter der Arbeiter, ihr Gehalt, ihre Herkunftsprovinzen und ihre Kenntnisse über die verschiedenen Fabrikregeln und -vorschriften.

(4) Interne Sitzungen
a. Der Auditor bespricht die während des Fabrikbesuchs, der Dokumentenprüfung und der Mitarbeitergespräche festgestellten Abweichungen und erstellt einen vorläufigen Bericht.

(5) Zusammenfassung
a. Nachdem alle Dokumente überprüft und die Arbeiter befragt wurden, bespricht der Prüfer in einer abschließenden Besprechung mit der Geschäftsleitung die vorläufigen Ergebnisse der Prüfung und die Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind. Wenn die Auditergebnisse die Anforderungen nicht erfüllen, fordert Hallmark ein weiteres Audit Ihrer Fabrik an.

2. Auditbericht Der formelle Auditbericht enthält die während des Audits festgestellten Abweichungen und Vorschläge, wie die Fabrik Verbesserungen vornehmen kann. Der Prüfbericht wird von der Einkaufsabteilung der Hallmark Company an die Fabrik gesendet. Nach Erhalt des Berichts muss die Fabrikleitung Hallmark einen Korrekturmaßnahmenplan vorlegen oder ein Meeting mit Hallmark abhalten, um die von der Fabrik zu ergreifenden Korrekturmaßnahmen zu besprechen.

3. Erneute Prüfung Hallmark wird eine erneute Prüfung des Lieferanten veranlassen, um zu überprüfen, ob der Lieferant Korrekturmaßnahmen umgesetzt hat. Wenn festgestellt wird, dass die Fabrik innerhalb der Frist keine Korrekturmaßnahmen ergriffen hat, storniert Hallmark die nicht erfüllten Bestellungen bei der Fabrik und beendet die Geschäftsbeziehung mit ihr.