ISO14011 Leitfaden für Umweltaudits - Auditverfahren

ISO 14011-Leitfaden zur Umweltprüfung - Einführung zum Prüfungsverfahren Für alle Arten von Organisationen kann die Notwendigkeit bestehen, ihre Verantwortung gegenüber der Umwelt unter Beweis zu stellen. Das Konzept des Umweltmanagementsystems (EMS) und die entsprechenden Praktiken der Umweltprüfung bieten eine Möglichkeit, diesem Bedarf gerecht zu werden. Diese Systeme werden eingerichtet, um Organisationen bei der Entwicklung und kontinuierlichen Erfüllung ihrer Umweltrichtlinien, -ziele, -standards und anderer Anforderungen zu unterstützen.

Diese Norm enthält Verfahren zur Durchführung von EMS-Audits und ist auf Organisationen aller Art und Größe anwendbar, die EMS implementieren.

Hinweis: EMS ist die Abkürzung für Umweltmanagementsystem. Bei direkter Übernahme des Folgenden sind keine weiteren Hinweise erforderlich. Richtlinien für Umweltprüfungen - Prüfverfahren - Prüfung von Umweltmanagementsystemen

1 Geltungsbereich Diese Norm legt eine Reihe von Verfahren für die Planung und Durchführung von EMS-Audits fest, um festzustellen, ob das System den EMS-Auditkriterien entspricht.

2 Zitierte Normen Diese Norm verweist auf die entsprechenden Abschnitte der folgenden Normen. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Norm sind die in Bezug genommenen Normen die gültigen Versionen. Alle Normen unterliegen ständigen Überarbeitungen. Vertragsparteien auf Grundlage von GB/T 24001 werden daher dazu angehalten, soweit möglich die neuesten Versionen der folgenden Normen zu übernehmen. Die Mitglieder der IEC und ISO verfügen über aktuell gültige internationale Standards. GB/T 24001--1996 Spezifikation und Benutzerhandbuch für Umweltmanagementsysteme GB/T 24010--1996 Leitfaden für Umweltprüfungen – Allgemeine Grundsätze GB/T 24012--1996 Leitfaden für Umweltprüfungen – Qualifikationsanforderungen für Umweltprüfer

3 Definitionen Für diese Norm gelten die Definitionen in GB/T 24010 und GB/T 24001 sowie die folgenden Definitionen. Hinweis: Begriffe und Definitionen zum Umweltmanagement finden Sie in der ISO 14050.

3.1 Umweltmanagementsystem Ein integraler Bestandteil des gesamten Managementsystems, einschließlich der Organisation, geplanten Aktivitäten, Verantwortlichkeiten, Praktiken, Verfahren, Prozesse und Ressourcen, die zur Entwicklung, Umsetzung, Erreichung, Überprüfung und Aufrechterhaltung der Umweltpolitik erforderlich sind (GB/T 24001-1996).

3.2 Bei der Prüfung eines Umweltmanagementsystems handelt es sich um einen systematischen Prozess zur objektiven Beschaffung und Auswertung von Prüfnachweisen, um festzustellen, ob das Umweltmanagementsystem einer Organisation den festgelegten Prüfkriterien für Umweltmanagementsysteme entspricht. Die Ergebnisse dieses Prozesses werden dem Kunden ebenfalls mitgeteilt.

3.3 Prüfkriterien für das Umweltmanagementsystem Die Richtlinien, Praktiken, Verfahren oder Anforderungen, die von Prüfern als Referenz verwendet werden, um die gesammelten Prüfnachweise zum Umweltmanagementsystem der Organisation zu vergleichen, wie beispielsweise die in GB/T 24001 genannten Anforderungen und andere anwendbare Anforderungen an das Umweltmanagementsystem.

4 Zweck, Rolle und Verantwortlichkeiten des EMS-Audits

4.1 Auditzweck Der Zweck jedes UMS-Audits sollte klar dargelegt werden. Typische Beispiele für Auditzwecke sind:
(a) Feststellung der Konformität des UMS des zu auditierenden Unternehmens mit den UMS-Auditkriterien;
(b) Festzustellen, ob das UMS des zu auditierenden Unternehmens ordnungsgemäß implementiert und aufrechterhalten wurde;
(c) Bereiche ermitteln, in denen das UMS des zu auditierenden Unternehmens verbessert werden kann;
d) Bewertung der Wirksamkeit interner Managementprüfungen im Hinblick auf die Sicherstellung der fortwährenden Eignung und Wirksamkeit des UMS;
(e) Bewerten Sie das UMS einer Organisation, mit der eine vertragliche Beziehung eingegangen werden könnte (z. B. ein potenzieller Lieferant oder Joint-Venture-Partner).

4.2 Rollen, Verantwortlichkeiten und Aktivitäten

4.2.1 Leiter des Auditteams Der Leiter des Auditteams ist dafür verantwortlich, dass das Audit entsprechend dem mit dem Kunden vereinbarten Auditumfang und -plan effektiv durchgeführt und abgeschlossen wird. Darüber hinaus sollten die Verantwortlichkeiten und Aktivitäten des Leiters des Prüfungsteams Folgendes umfassen:

a) Vereinbarung der Prüfungskriterien und des Prüfungsumfangs mit dem Auftraggeber (und erforderlichenfalls mit der zu prüfenden Stelle);
b) Einholen von Hintergrundinformationen, die für die Erreichung der Auditziele erforderlich sind, beispielsweise über die Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen des zu auditierenden Unternehmens, Einzelheiten zum Arbeitsplatz und zur Umgebung, Einzelheiten zu früheren Audits usw.;
(c) Festzustellen, ob die in GB/T 24010 festgelegten Anforderungen an die Umweltverträglichkeitsprüfung erfüllt wurden;
(d) Einsetzung eines Prüfungsteams. Bei der Personalauswahl sind mögliche Interessenkonflikte zu berücksichtigen. Die endgültige Zusammensetzung sollte mit dem Kunden vereinbart werden. (e) Lenken Sie die Aktivitäten des Auditteams gemäß den beiden Richtlinien GB/T 24010 und GB/T 24011.
f) er erstellt einen Auditplan und berät sich dabei nach Bedarf mit dem Kunden, der zu auditierenden Stelle und den Mitgliedern des Auditteams;
g) Mitteilung des endgültigen Auditplans an das Auditteam, den Kunden und die zu auditierende Stelle;
h) Er koordiniert die Erstellung von Arbeitsdokumenten und detaillierten Verfahren und gibt diese an das Prüfteam weiter.
i) sich um eine Lösung der Probleme zu bemühen, die sich aus der Prüfung ergeben;
j) Bestätigung, wenn die Auditziele nicht erreicht werden können, und Mitteilung der Gründe an den Auftraggeber und die zu auditierende Stelle;
k) Vertretung des Prüferteams bei Verhandlungen mit der geprüften Stelle während, vor und nach der Prüfung;
l) die zu auditierende Organisation umgehend über die Ergebnisse des Audits im Hinblick auf schwerwiegende Abweichungen zu unterrichten;
m) dem Kunden innerhalb der im Auditplan festgelegten Frist klare und eindeutige Informationen über den Status des Audits zu übermitteln;
(n) Abgabe von Empfehlungen zur Verbesserung des UMS, sofern diese im Rahmen der Prüfung vereinbart wurden.

4.2.2 Abschlussprüfer Zu den Aufgaben und Tätigkeiten des Abschlussprüfers gehören:
a) Er unterstützt den Leiter des Prüfungsteams bei der Durchführung seiner Aufgaben gemäß seinen Vorgaben.
b) die im Rahmen der Prüfung zugewiesenen Arbeiten objektiv, effizient und wirksam zu planen und durchzuführen;
c) relevante Prüfungsnachweise vollständig zu sammeln und zu analysieren, um Prüfungsfeststellungen zu ermitteln und Prüfungsschlussfolgerungen in Bezug auf das UMS zu ziehen;
d) Er erstellt unter Anleitung des Leiters des Prüfungsteams Arbeitsdokumente.
e) Dokumentation der einzelnen Prüfungsfeststellungen;
f) er bewahrt die Prüfungsunterlagen sorgfältig auf und gibt sie auf Verlangen zurück;
g) Unterstützung bei der Erstellung von Prüfungsberichten.

4.2.3 Auditteam Das Auditteam sollte so zusammengestellt werden, dass es über die nötige Erfahrung und Kompetenz zur Durchführung des Audits verfügt. Darüber hinaus sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
(a) Qualifikationsanforderungen für Wirtschaftsprüfer, wie sie beispielsweise in GB/T 24012 festgelegt sind;
b) die Art der zu prüfenden Organisation, des Prozesses, der Tätigkeit oder der Funktion;
c) Anzahl, Sprachkenntnisse und Fähigkeiten der Teammitglieder;
d) etwaige Interessenkonflikte zwischen Teammitgliedern und der zu auditierenden Stelle;
(e) Anforderungen des Kunden sowie der Zertifizierungs- und Akkreditierungsstellen. Zum Auditteam können technische Experten und, sofern der Kunde, der zu auditierende Betrieb und der Leiter des Auditteams zustimmen, Auditoren in der Ausbildung gehören.

4.2.4 Kunde Zu den Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten des Kunden gehören:
a) zu entscheiden, ob eine Prüfung erforderlich ist;
b) vor Beginn der Prüfung Kontakt mit der geprüften Stelle aufzunehmen und deren uneingeschränkte Kooperation zu erlangen;
c) den Zweck der Prüfung festzulegen;
d) Er wählt den Leiter des Prüfteams bzw. das Prüforgan aus und genehmigt gegebenenfalls die Zusammensetzung des Prüfteams.
e) Erteilung der erforderlichen Befugnisse und Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen zur Durchführung der Prüfung;
f) Vereinbarung des Prüfungsumfangs mit dem Leiter des Prüfungsteams;
h) Anerkennung der UMS-Auditkriterien;
i) Genehmigung des Prüfungsplans;
(j) Entgegennahme der Prüfberichte und Festlegung ihrer Verteilung.

4.2.5 Zu den Verantwortlichkeiten und Aktivitäten des zu auditierenden Unternehmens gehören:
a) den Mitarbeitern bei Bedarf den Zweck und den Umfang der Prüfung mitzuteilen;
b) dem Prüferteam die notwendigen Einrichtungen zur Verfügung zu stellen, um eine wirksame Durchführung der Prüfung zu gewährleisten;
c) Sie ernennt verantwortungsbewusstes und kompetentes Personal, das das Auditteam unterstützt, als Anleiter vor Ort fungiert und dafür sorgt, dass das Auditteam mit den Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen sowie mit sonstigen relevanten Anforderungen vertraut ist.
d) den Abschlussprüfern auf Anfrage Zugang zu Einrichtungen, Personal, relevanten Informationen und Unterlagen gewähren;
e) Unterstützung der Abschlussprüfer bei der Erreichung der Prüfungsziele;
f) sofern der Kunde dem nicht ausdrücklich widersprochen hat, eine Kopie des Prüfberichts erhalten darf.

5 Prüfung

5.1 Starten Sie das Audit

5.1.1 Prüfungsumfang Der Prüfungsumfang definiert den zu prüfenden Inhalt und Bereich, einschließlich des physischen Standorts oder der Aktivitäten der Organisation und der Berichtsmethoden. Der Umfang des Audits wird vom Auftraggeber und dem Leiter des Auditteams festgelegt. Bei der Entscheidung über den Prüfungsumfang sollte im Allgemeinen die geprüfte Partei konsultiert werden. Sobald der Prüfungsumfang festgelegt ist, müssen alle erforderlichen Änderungen sowohl vom Kunden als auch vom Leiter des Prüfungsteams genehmigt werden. Die für die Prüfung verfügbaren Ressourcen sollten den Anforderungen des Prüfungsumfangs entsprechen.

5.1.2 Vorabprüfung von Dokumenten Zu Beginn des Auditprozesses sollte der Leiter des Auditteams die Dokumente der Organisation prüfen, beispielsweise Erklärungen zur Umweltpolitik, Umsetzungspläne, Aufzeichnungen oder Handbücher, die zur Umsetzung der UMS-Anforderungen erstellt wurden. Während dieses Prozesses sollten alle Hintergrundinformationen über die auditierte Organisation umfassend genutzt werden. Wird die zur Durchführung des Audits verwendete Dokumentation als unzureichend erachtet, sollte der Kunde darüber informiert werden. Bis zum Erhalt weiterer Anweisungen vom Kunden sollten keine weiteren Ressourcen verbraucht werden.

5.2 Auditvorbereitung

5.2.1 Auditplan Der Auditplan sollte flexibel entwickelt werden, um den Schwerpunkt auf der Grundlage der während des Audits erhaltenen Informationen anpassen zu können und einen effizienten Ressourceneinsatz sicherzustellen. Der Plan sollte gegebenenfalls Folgendes umfassen:
a) Zweck und Umfang der Prüfung;
b) Prüfkriterien;
c) die Namen der zu prüfenden Organisationseinheiten und Funktionsabteilungen des zu prüfenden Unternehmens;
(d) Eine Liste der Funktionsabteilungen und/oder Mitarbeiter in der Organisation des zu auditierenden Unternehmens, die direkt und maßgeblich für dessen UMS verantwortlich sind;
e) Festlegung der Elemente des UMS des zu auditierenden Unternehmens, die im Detail auditiert werden sollten;
f) die Prüfverfahren für die zu prüfenden Elemente des UMS der geprüften Organisation;
g) die Arbeitssprache der Prüfung und die Sprache des Berichts;
h) Liste der zitierten Dokumente;
(i) Geplanter Zeitpunkt sowie Beginn- und Enddatum wichtiger Prüfungstätigkeiten:
j) Datum und Ort der Durchführung der Prüfung;
k) Liste der Mitglieder des Prüfteams;
l) einen Zeitplan für die Besprechungen mit der Unternehmensleitung;
m) Vertraulichkeitsanforderungen;
n) Inhalt und Format des Berichts sowie den voraussichtlichen Zeitpunkt der Veröffentlichung und Verteilung des Prüfungsberichts;
(o) Anforderungen an die Dokumentenaufbewahrung. Der Auditplan sollte dem Kunden, dem Auditor und dem Auditierten mitgeteilt sowie vom Kunden geprüft und genehmigt werden. Wenn der zu auditierende Teilnehmer mit irgendeinem Aspekt des Auditplans nicht einverstanden ist, sollte der Leiter des Auditteams darüber informiert werden. Eventuelle Meinungsverschiedenheiten sollten vor der Durchführung des Audits in Absprache zwischen dem Leiter des Auditteams, dem zu auditierenden Unternehmen und dem Kunden gelöst werden. Jegliche Änderungen des Auditplans müssen vor Beginn des Audits bzw. während des Audits von allen Beteiligten vereinbart werden.

5.2.2 Die Aufgaben des Prüfteams sollten auf der Notwendigkeit beruhen, bestimmte Elemente, Funktionen oder Aktivitäten des UMS zu identifizieren, für deren Prüfung jedes Prüfteammitglied verantwortlich ist, und ihnen Anweisungen zu den einzuhaltenden Prüfverfahren zu geben. Die Aufgabenverteilung sollte zwischen dem Leiter des Auditteams und den beteiligten Auditteammitgliedern abgestimmt werden. Während des Audits kann der Leiter des Auditteams Änderungen an der Aufgabenzuweisung vornehmen, um die Auditziele besser zu erreichen.

5.2.3 Arbeitsdokumente Zur Erleichterung der Prüfungsarbeit können die erforderlichen Arbeitsdokumente Folgendes umfassen:
a) Formblätter zur Aufzeichnung von Prüfungsnachweisen und Prüfungsfeststellungen;
b) Verfahren und Checklisten zur Bewertung von EMS-Elementen;
(c) Sitzungsprotokolle. Arbeitsdokumente sollten mindestens bis zum Ende der Prüfung aufbewahrt werden; die Mitglieder des Prüfungsteams sollten vertrauliche und geschützte Informationen schützen.

5.3 Durchführung der Prüfung

5.3.1 Erste Sitzung Eine erste Sitzung wird zu folgenden Zwecken einberufen:
a) Vorstellung der Mitglieder des Prüfteams gegenüber der Geschäftsleitung der zu prüfenden Stelle;
b) den Umfang, die Ziele und den Plan der Prüfung bestätigen und gemeinsam einen Zeitplan für die Prüfung festlegen;
c) eine kurze Beschreibung der bei der Prüfung angewandten Methoden und Verfahren;
d) die Einrichtung formeller Kommunikationskanäle zwischen dem Prüferteam und der geprüften Stelle;
e) Bestätigung, dass die vom Prüferteam benötigten Ressourcen und Ausrüstungen verfügbar sind;
f) Datum und Uhrzeit der Abschlussbesprechung bestätigen;
g) Sie fördert die Beteiligung der geprüften Stellen.
(h) Überprüfung der Sicherheits- und Notfallverfahren des Prüfteams vor Ort.

5.3.2 Sammeln von Auditnachweisen Es müssen ausreichende Beweise gesammelt werden, um festzustellen, ob das UMS des zu auditierenden Unternehmens die UMS-Auditkriterien erfüllt. Die Beweismittel sollten durch Befragungen, Dokumentenprüfung und Beobachtung von Aktivitäten und Bedingungen gesammelt werden. Leistungen (Verhalten), die die EMS-Auditkriterien nicht erfüllen, sollten aufgezeichnet werden. Informationen aus den Interviews sollten durch unterstützende Informationen aus unabhängigen Quellen wie Beobachtungen, Aufzeichnungen und vorhandenen Testergebnissen überprüft werden. Nicht verifizierbare Angaben sollten als solche gekennzeichnet werden. Das Prüfteam sollte die Grundlage des Stichprobenplans in den UMS-Aktivitäten des zu prüfenden Unternehmens sowie die Verfahren überprüfen, um eine wirksame Qualitätskontrolle der Stichproben- und Messvorgänge sicherzustellen.

5.3.3 Prüfungsfeststellungen Das Prüfungsteam sollte sämtliche Prüfungsnachweise prüfen, um festzustellen, in welchen Fällen das UMS die Prüfungskriterien nicht erfüllt. Es muss sichergestellt werden, dass die bei Audits festgestellten Nichtkonformitäten klar und eindeutig dokumentiert und durch Auditnachweise untermauert werden. Die Auditergebnisse sollten mit den jeweils Verantwortlichen der auditierten Partei besprochen werden, um die tatsächliche Grundlage aller Nichtkonformitäten zu bestätigen. HINWEIS: Audit-Ergebnisse hinsichtlich der Einhaltung der Vorschriften können innerhalb des vereinbarten Umfangs ebenfalls detailliert dokumentiert werden. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, den Eindruck einer absoluten Sicherheit zu vermeiden.

5.3.4 Abschlussbesprechung Nach der Phase der Beweissammlung und vor dem Verfassen des Prüfungsberichts sollte das Prüfungsteam eine Besprechung mit dem Management der geprüften Partei und den Leitern der geprüften Abteilungen abhalten. Der Hauptzweck der Besprechung besteht darin, den geprüften Parteien die Prüfungsergebnisse vorzustellen, damit sie die Faktengrundlage der Prüfungsergebnisse klar verstehen und erkennen können. Meinungsverschiedenheiten sollten nach Möglichkeit geklärt werden, bevor der Leiter des Prüfungsteams den Bericht unterzeichnet. Die endgültige Entscheidung über die Bedeutung und Formulierung der Auditfeststellungen liegt beim Leiter des Auditteams, ungeachtet etwaiger Einwände seitens des Auftraggebers oder des zu auditierenden Unternehmens.

5.3.5 Prüfbericht und Dokumentenaufbewahrung

5.3.5.1 Erstellung des Auditberichts Der Auditbericht wird unter Anleitung des Leiters des Auditteams erstellt, der für die Richtigkeit und Vollständigkeit des Auditberichts verantwortlich ist. Die im Auditbericht behandelten Punkte sollten diejenigen sein, die im Auditplan festgelegt wurden. Werden während des Schreibprozesses Änderungen gewünscht, sollte das einstimmige Einverständnis aller Beteiligten eingeholt werden.

5.3.5.2 Inhalt des Berichts Der Auditbericht muss datiert und vom Leiter des Auditteams unterzeichnet sein und die Auditfeststellungen oder eine Zusammenfassung davon sowie ergänzende Nachweise enthalten. Je nach Vereinbarung zwischen dem Leiter des Prüfungsteams und dem Kunden kann der Bericht außerdem Folgendes enthalten:
a) die Namen der zu auditierenden Organisation und des Kunden;
b) vereinbarte Prüfungsziele, Prüfungsumfang und Prüfungsplan;
c) vereinbarte Prüfungskriterien, einschließlich einer Liste der Dokumente, auf die bei der Prüfung Bezug genommen wird;
d) die Dauer der Prüfung und das Datum, an dem die Prüfung durchgeführt wurde;
e) eine Liste der Vertreter der geprüften Stelle, die an der Prüfung teilgenommen haben;
f) Liste der Mitglieder des Prüfteams;
g) eine Erklärung über die Vertraulichkeit des Inhalts des Berichts;
h) Liste der Stellen, an die der Prüfbericht verteilt wird;
i) eine kurze Beschreibung des Überprüfungsprozesses, einschließlich der Angaben zu etwaigen aufgetretenen Hindernissen;
(j) Prüfungsschlussfolgerungen, wie etwa: – die Konformität des UMS mit den UMS-Prüfungskriterien; – ob das System ordnungsgemäß eingeführt und aufrechterhalten wurde; – ob der interne Management-Überprüfungsprozess ausreicht, um die fortwährende Anwendbarkeit und Wirksamkeit des UMS sicherzustellen.

5.3.5.3 Verteilung des Berichts Der Auditbericht wird dem Auftraggeber durch den Leiter des Auditteams vorgelegt. Der Verteilungsumfang wird vom Auftraggeber auf Basis des Auditplans festgelegt. Sofern der Auftraggeber dies nicht ausdrücklich untersagt, erhält der zu auditierende Betrieb eine Kopie des Auditberichts. Eine Weitergabe außerhalb der auditierten Organisation bedarf deren Zustimmung. Der Prüfbericht ist das ausschließliche Eigentum des Kunden und der Prüfer sowie andere Parteien, die den Prüfbericht erhalten, sollten darauf achten, die Vertraulichkeit zu wahren. Der Auditbericht sollte innerhalb der vereinbarten Frist gemäß Auditplan erstellt werden. Kann die Ausstellung nicht fristgerecht erfolgen, ist der Grund der Verzögerung dem Auftraggeber und der geprüften Partei vorab mitzuteilen und ein neuer Ausstellungstermin festzulegen.

5.3.5.4 Aufbewahrung von Dokumenten Sämtliche Arbeitsdokumente und Entwürfe im Zusammenhang mit dem Audit sowie der Abschlussbericht müssen gemäß der Vereinbarung zwischen dem Kunden, dem Leiter des Auditteams und dem zu auditierenden Unternehmen sowie anderen relevanten Anforderungen aufbewahrt werden.

5.4 Abschluss des Audits Das Audit ist abgeschlossen, wenn die im Auditplan festgelegten Tätigkeiten abgeschlossen sind.