Soziale Verantwortung – Fabrik-Auditprozess
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Vor der Fabrikinspektion sollten Lieferanten aktiv mit Käufern kommunizieren, sich über die Personalzusammensetzung, den Arbeitsablauf, die Prüfstandards usw. der Fabrikinspektion im Klaren sein und vor dem Audit entsprechende Vorbereitungen treffen. Am Beispiel eines Fabrikaudits zur sozialen Verantwortung sieht der allgemeine Ablauf wie folgt aus: 1. Eröffnungstreffen. Beide Parteien werden vorgestellt und der Fabrikprüfer (der Prüfer kann ein Vertreter des Käufers oder eine externe Prüfagentur wie CSCC, ITS, BV, SGS usw. sein) erläutert den Zweck der Fabrikinspektion, stellt die Richtlinien des Käufers vor, erläutert die Vereinbarung zum Fabrikinspektionsprozess, stellt die Dokumentenliste vor und erfasst die Fabrikinformationen. 2. Inspektion vor Ort (Werksrundgang). Die Auditoren und das Fabrikbegleitpersonal besichtigen die Fabrik. Vor dem Besuch der Fabrik wird der Auditor die Fabrik um einen Grundriss bitten, auf dem Fluchtwege und Notausgänge eingezeichnet sind. Während des Fabrikbesuchs führt der Auditor vor Ort Punkt für Punkt Inspektionen entsprechend den Auditanforderungen durch, wie zum Beispiel Feuerlöscheinrichtungen und Lagerung gefährlicher Stoffe. Während des Prozesses kann der Auditor vor Ort Fotos machen, um Beweise zu sammeln oder Kopien bestimmter Aufzeichnungen und Dokumente anzufordern. Natürlich müssen diese Maßnahmen im Voraus von der Fabrik genehmigt werden. Sollte der Auditor während des Fabrikbesuchs Fragen haben, wird er diese direkt vor Ort bei den Arbeitern oder Managern stellen. 3. Überprüfung der Dokumente. Wirtschaftsprüfer verlangen von Fabriken üblicherweise die Vorlage von Dokumenten wie beispielsweise Anwesenheitslisten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Dienstplänen, Versicherungsbescheinigungen für Arbeitnehmer sowie Aufzeichnungen zu Brandschutzinspektionen und -übungen. Anhand der in diesen Dokumenten enthaltenen Informationen ermittelt der Auditor, ob die Fabrik die Auditanforderungen hinsichtlich Löhnen, Arbeitszeiten, Arbeitsumgebung usw. einhält. Normalerweise überprüfen Prüfer die Informationen in diesen Dokumenten auch anhand der Antworten der Arbeiter vor Ort und der vor Ort gesammelten Beweise. Beispielsweise verglich der Prüfer die Anwesenheitsliste eines Lagermitarbeiters mit den Liefer- und Empfangszeiten des Lagers und stellte fest, dass aus der Anwesenheitsliste hervorging, dass ein bestimmter Tag ein Ruhetag in der Fabrik war, für diesen Tag jedoch im Lager eine Materiallieferung verzeichnet war. Ist der Hersteller in diesem Fall nicht in der Lage, eine stichhaltige Erklärung abzugeben und entsprechende Nachweise zu erbringen, wird dies als Zweifelsfall bzw. direkt als Unstimmigkeit gewertet. 4. Mitarbeiterinterview Die zu befragenden Arbeitnehmer können vom Prüfer nach dem Zufallsprinzip aus einer Liste ausgewählt werden. Bei ihrer Auswahl kann es auch zu einer Voreingenommenheit kommen, z. B. durch die bewusste Auswahl minderjähriger Arbeitnehmer im Alter zwischen 16 und 18 Jahren oder solcher Arbeitnehmer, deren Arbeitsnummern vom Prüfer bei Inspektionen vor Ort erfasst werden. Die Inhalte des Interviews beziehen sich grundsätzlich auf Lohn und Arbeitszeit, Arbeitsumfeld und Menschenrechtsschutz. Um die Rechte und Interessen der Arbeiter zu schützen, wird der Interviewprozess von der Fabrik streng vertraulich behandelt. Mitarbeitern der Fabrikleitung ist es nicht gestattet, sich in der Nähe des Interviewraums aufzuhalten oder anwesend zu sein. 5. Management-Interview Diese Phase steht kurz vor dem Abschluss der Fabrikinspektion. Der Auditor wird weitere Fragen zu etwaigen zuvor festgestellten Zweifeln oder unzureichenden Informationen stellen. Interviewpartner können je nach Bedarf auch jederzeit kommen und etwa Werkstattmeister, Betriebsleiter oder Finanzverantwortliche sein. 6. Abschlussbesprechung (Close Meeting). Der Auditor fasst die bei der Fabrikinspektion festgestellten Stärken und Schwächen zusammen. Diese Zusammenfassung wird dem Werk in schriftlicher Form zur Bestätigung und Unterschrift vor Ort übergeben. Ist die Fabrik mit einzelnen Punkten nicht einverstanden, kann sie ihre Auffassung ebenfalls im zusammenfassenden Bericht vermerken. Handelt es sich bei einer Fabrikinspektion derselben Art um einen anderen Käufer, können sich der Prozess und die zugehörigen Prüfdokumente erheblich unterscheiden. Es wird empfohlen, dass die Fabrik mindestens eine Woche vor der formellen Fabrikinspektion mit dem Käufer über Prozesse, Dokumente, Personalvorbereitung und andere Informationen kommuniziert, um die Effizienz und Ergebnisse der Fabrikinspektion nicht zu beeinträchtigen. Wenn beispielsweise eine bestimmte Person nicht vor Ort ist oder ein bestimmtes Dokument nicht vorliegt, wird der entsprechende Prüfpunkt häufig als Verdachtspunkt mit unzureichenden Informationen angesehen. Darüber hinaus umfasst der Umfang der Fabrikinspektion in der Regel das gesamte Fabrikgelände. Die Fabrik muss die Schlüssel für jedes Lager und jeden verschlossenen Bereich im Voraus vorbereiten, damit der Prüfer sie jederzeit überprüfen kann. |
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